Archifrais ! 9 - Quoi de neuf du côté de la collecte ?

Le système d’archivage électronique (SAE) des Archives départementales de la Charente

Depuis le 13 janvier 2021, les Archives départementales de la Charente sont dotées d’un système d’archivage électronique (SAE), grâce à l’adhésion au service AMADEO du département de la Vienne et de la région Nouvelle-Aquitaine.

Dédié à la préservation des archives nativement numériques, le SAE est une transposition « virtuelle » des missions des Archives départementales pour la collecte, la conservation et la communication des documents composés de données et métadonnées produites dans l’univers informatique.

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Les archives ne signifient pas uniquement « papiers » mais sont « l’ensemble des documents, y compris les données quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme, leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (ART. L. 211-1 du Code du Patrimoine).

Les documents d’archives sont aujourd’hui largement numériques que ce soient des documents bureautiques, des tableurs, des bases de données, des mails, des fichiers image ou encore des documents audiovisuels et des enregistrements sonores.

Ce qui caractérise les données électroniques, c’est leur fragilité ! Plus faciles à manipuler ou à falsifier, les risques de perte, d’altération ou de destruction de documents sont donc plus importants que dans l’univers papier.
A cela s’ajoute les problèmes de sécurité et l’obsolescence des supports et des formats dans le temps.
Difficile d’utiliser une disquette aujourd’hui ou d’ouvrir un fichier bureautique de plus de 10 ans.

A cela s’ajoute l’importance des métadonnées (qui sont à la donnée ce que la légende est à une photo) pour restituer et rendre intelligible un document électronique.

Le système d’archivage électronique est un environnement matériel et logiciel basé sur un système normatif et organisationnel garant de l’authenticité, de l’intégrité et de la pérennité à long terme des archives électroniques.

Grâce à ce système, il est désormais possible de prétendre à une conservation « ad vitam aeternam » d’un document électronique historique et de garantir sa valeur et son intégrité tout en le restituant dans son contexte de production sans que ce dernier ne soit ni altéré ni modifié dans le temps.  

La réversibilité des informations conservées et leur communication demeurent au cœur des missions propres à l’archivage électronique. Les archives publiques électroniques telles que les délibérations du Département ou les fonds privés seront conservées et accessibles pour les générations futures.